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第198章（第1页）

再补充一点，最好复印每本书的目录，贴在书本的封面上。如何有效地活用目录，前面已谈过。但为了缩短查阅时间，就必须要加上这个步骤，只要做好这个步骤，就无需打开每本书，只要书一到手，内容就可立刻得知。若目录的内容太多，而封面无法容纳时，就减少复印数量，然后删除不必要的部分。

11舍弃不要的书，买数本重要的书正确的读书目的，是如何在短时间内收集到所需的信息，并以能缩短查阅时间为重点。那些处理方法，前面已提过。当买到不需要的书，该怎么办呢？选择书的当时，如果没买到不需要的书那是最好不过了，但有时即使经过选择后，还是会买回并非自己所想要的书，如遇此种情况，就应立即放弃阅读。

再者，同一本书买好几本，也许会觉得太浪费，但是，使用频繁的书，最好能拥有两～三本。如法律书籍、辞海，以及英文大辞典等书籍，就分为家庭用的和工作上用的，且最少都有两本。另配合需要，即使是处于移动状态下，对想浏览的书，也都会准备一本实用型版本，以便需要时，可当场参阅。因为有时等到回家后想到要确认某事，但身边却没有可供参考的书籍，如此只好留待明天到办公室再查阅，这样就会造成时间上的延误。

使用频率高的书，即使多买数本也不算浪费；而不必要的书就需毫不犹豫地丢弃。对商人而言，活用信息的目标，最重要的是节省时间。总之，无论多少金钱负担，都可从有效的使用方法中有所收获。

缩短查阅时间的信息整理术1缩短查阅时间是活用信息的基础查阅时间，原本是电脑用语，是指达到所找的记忆体中的时段。故查阅时间，也就是好不容易才达到其目的地所需的时间。因此，并不限于电脑上的使用。一般而言，只要获得必要信息所需的时间，也称为查阅时间。这类时间虽然是必须花费的，但收集信息最重要的并不是信息本身，而是能使所得的信息，成为对商务有实际效用的信息。

查阅时间是指单纯的作业时间，而信息活用则可算是脑力运动。单纯的作业，几乎是没有附加值可言，但脑力运动需使用脑力，所以其附加价值就相对地增大。缩短单纯作业的时间，减少对脑力开发所花费的时间和精力，即可提高工作本身的价值。

某人工作是律师及会计师，这是一种劳心的职业。但是，实际上，此行业以手来作业的单纯工作也很多。

故若能缩短查阅时间，对工作效率而言，当然是提高许多，这也就是活用信息的意思。

2整理信息尽量单纯化信息整理的基本要素，就是确定自己的目的。例如，图书馆中书的分类，是以各种不同的人都能使用为前提。但是，自己的书架，因为是自己所要使用的，所以即使不美观，但以自己使用方便为第一优先考虑条件。

因此，最好将百科辞典，放在后下方。百科辞典的截口处，则以绿色圆珠笔划上对角线，再以蓝色圆珠笔分配刻度，这是为了能立刻找到所需页数，而自制的索引。

因此，配合目的，并方便使用的来收集、整理信息才是最重要的。基本方针，应着重在信息的收集、整理并使其单纯化。虽说是收集，但只是撕下报纸而非剪下报纸。当收集信息时，无须考虑如何整理等等的细节，而应考虑必要信息如何立刻到手，这是首要目的，因此必须有目的地整理。所以，耗费太多时间来做整理，是本末倒置的作法。

因为须先做好信息整理工作，因此，必须花费某种程度的时间来整理，但这并非表明从一开始，就想取得完美无缺的信息，而是为了配合自己的需求，尽可能地在短时间内进行有效率的收集。根据人们多年经验的证明，目前所采用的方法是绝对可行的。且目前的方法，也不是可能取得完整无缺的信息。

3以手册化来提高整理效率如果有必要，请聘请秘书。

不只是信息整理，秘书要做的工作有很多，从电话的应酬、访问的应酬，及运用文书处理机来记录等。若从接听电话到文具购买、复印方式、文件夹的装订，地址、目录和名片等的处理，每项工作都必须由你亲自动手，光是这些工作，就可能耗费相当多的精力及时间。

因此，为了避免这种无谓的浪费，请制定一本&ldo;秘书手册&rdo;。其中归纳出秘书的各类工作，以及应如何做。制定好此手册，对你来说，可省去教授上的麻烦和时间，此外对秘书而言，也能缩短向你询问工作方法的时间。

手册并非一开始就记载得非常完整，开始只须记载大致的工作和目前的工作，而且每逢手册中未记载的失误时，再予以补充、附加应如何处理的内容。

此&ldo;秘书手册&rdo;还包含了信息整理的内容。例如，&ldo;报纸的复印法和装订法&rdo;以下则举出其程序及内容。

（1）新闻的选择特定的新闻，若只看其复印本就能了解的话，则只需要填写其日期；若无法从复印本上来了解，就将其分为会计师、律师、翻译及其他等四大项目，然后再加以细分。

（2）填写日期（3）剪报秘书的工作就是用剪刀剪下所需的部分。

（4）复印的大小大小以b5的纸为基准。

（5）复印的浓度复印报纸时，浓度一大，就变得太黑，因此稍淡就可以了。

（6）穿孔（7）核对有关复印穿孔后的资料，是否清楚，以及复印的状况是否得当，都交由秘书确认。

（8）放进办公桌内的文件盒核对后，若判断资料处理得当，就以别针将副本和正本固定，放入主管的文件盒中。副本经主管核对，若有不当的部分，则按主管指示修改，然后按前述做同样的处理。

（9）装订入文件夹中副本经过主管核对的部分，按照第一项&ldo;新闻的选择&rdo;所列的项目，装订到暂时分类用的文件夹中。无法判别该区分到哪一项，也就是区分不明确，或不属任何一项时，则装订在&ldo;未分类&rdo;的文件夹中。

秘书所做的分类工作，应定期核对其分类是否适当，纠正其不适当的分类，且使其归位于适当的文件夹中，并将暂时分类用的文件资料，归入正规的文件夹中。

（10）处理剪剩下来的部分剪下认为必要的新闻后，所残留的碎纸屑，应放入纸袋中，然后交给主管核对，核对是否有需要的新闻被剪掉。以上是信息整理的一本手册。通常当秘书资料处理完后，重点部分，应再核对一次。

4文件夹的规格要统一管理者办公室内，所用的文件夹一般都统一用b5的规格。统一用b5的最大理由，是因为工作上的文件规格，与官方或其他行政单位，都是以法院地规格为主，所做的文件和提出的文件，也大都是b5的规格。

另还有一个理由是，从复印机的功能来看，使用b5开数的纸，较为方便。若是b5尚有加倍开数的b4，这开数大部分的复印机都能复印，但a4开的倍数是a3，除非是大型的复印机，不然无法复印。并且，最近传真机愈来愈普及，而其大部分的规格都是b4的，下一位机种才是a4一般事务所备的都是b4的机种，所以，无论b4或b5在收发信上都比较方便。